www.pecs2010.hu


PTE Egyetemi Könyvtár   LiBiNfO     
Katalógusok Szolgáltatások Könyvtári hálózatunk Elektronikus könyvtár Hírek
Útmutató a SquirrelMail (MókusPosta) használatához

A PTE Egyetemi Könyvtár 2007. június 12-től áttért a webfelületes levelezésre. Munkatársaink – akik @lib.pte.hu-s e-mail címmel rendelkeznek – ezentúl weboldalunkról érhetik el levelező rendszerünket. Ennek előnye, hogy ettől fogva már a világ bármely pontjáról hozzáférhetnek leveleikhez. A levelezés lebonyolításához interneteléréssel és webböngészővel ellátott számítógép szükséges. A webes levelezőrendszer a SquirrelMail (MókusPosta) 1.4.9.a verziója, mely használatához szeretnénk segítségképpen egy alapfokú útmutatót nyújtani.

   Belépés a MókusPosta nyitóoldalához
Belépés a MókusPosta levelezőrendszerbe
Alapmappák és alapvető levélkezelés
Újabb mappák létrehozása
Opciók – szükséges beállítások
Személyes adatok beállítása
Általános beállítások
A mappák beállításai
Címjegyzék létrehozása
Keresés a leveleink között
Levél küldése
Levél küldése címlistára



  Belépés a MókusPosta nyitóoldalához:

A belépés egyszerű az Egyetemi Könyvtár (http://www.lib.pte.hu) honlapjáról. Több belépési pontot is választhatunk könyvtárunk weboldalán. A főoldalon és a belső oldalakon a képernyő alsó menüsorában a „levelezés” menüpontra klikkelve juthatunk a levelezőrendszer nyitóoldalára. (1. ábra) (A levelezőrendszer direkt URL-en is elérhető: http://webmail.lib.pte.hu.)

1. ábra

A könyvtári weblap belső oldalainak felső menüsorának jobb szélén egy borítékot ábrázoló ikon található. A borítékra klikkelve gyorsan és egyszerűen szintén eljuthatunk a MókusPosta nyitóoldalára. (2. ábra)

2. ábra



  Belépés a MókusPosta levelezőrendszerbe:

Levelezőrendszerünkbe regisztráltként a belépéshez meg kell adnunk felhasználói nevünket és jelszavunkat, majd a BELÉPÉS gombra klikkelve léphetünk a levelezőrendszerbe. (3. ábra) Itt fontos megjegyeznünk, hogy sok esetben a számítógép operációs rendszere a klikkelést követően felajánlja a felhasználói név és a jelszó megjegyzését. Ennek elfogadása után a későbbiekben az adott számítógépen a felhasználói név megadása után a rendszer automatikusan beírja a jelszót. Amennyiben nyilvános helyen történik mindez, úgy leveleinkhez bárki hozzáférhet, és visszaélhet a megszerzett jogosultsággal (törölheti a leveleket, levelet küldhet másoknak, vagy a levelezőrendszerbe lépve megváltoztathatja annak jelszavát, így az eredeti jogokkal rendelkező felhasználó többé nem tud saját leveleihez hozzáférni.) Kérjük felhasználóinkat, hogy fokozott figyelemmel kezeljék a belépéshez szükséges adataikat, ezért csak olyan számítógépen engedélyezzék az adatok megjegyzését, amelynél bizonyos, hogy más nem élhet vissza a megszerzett jogokkal (pl. otthoni számítógép).

3. ábra



  Alapmappák és alapvető levélkezelés:

A belépést követően alapesetben a képernyőnk két részre tagolódik. A baloldali függőleges sötétebb sávban jelennek meg a gyárilag előre definiált szokásos mappák. (Itt szeretnénk megjegyezni, hogy a levelezőrendszer fejlesztése angol nyelvterületen zajlik, de a magyar felhasználók számára már folyik a magyarítása. A végleges magyarítás várhatóan csak a későbbi verziókban lesz teljes, ezért néhol már magyar nyelvű szövegek, menüpontok, magyarázatok szerepelnek, de túlnyomó részt még az eredeti angol feliratokat kell elviselnünk.) (4. ábra) A képernyőnk fennmaradó részébe töltődnek be a leveleink és a levélkezeléshez szükséges menüpontok. Alapesetben mindig a „Beérkezett” mappa tartalma jelenik meg.

4. ábra

Amennyiben egy kiválasztott mappa/könyvtár nem üres (példánkban a „Sent” mappa), a megjelenő üzenetek a „Címzett” a „Dátum” és a „Tárgy” opció alapján rendezhetők, könnyebbé téve a levelek közötti eligazodást. A leveleket célszerű „Dátum” szerint rendezni, így mindig a legfrisebb levél jelenik meg a legfelső sorban. (5. ábra) Amennyiben meglévő leveleink közül szeretnénk néhányat másik mappába áthelyezni, ehhez a „Kijelölte(ke)t vidd a:” opciót használhatjuk. Ez esetben a kiválasztott levél előtti négyzetet kipipáljuk, majd a legördülő mappaboxból kiválasztjuk azt a mappát, ahová szeretnénk áthelyezni a levelet. Ez után a „Vidd” nyomógombot lenyomva a levél áthelyződik a definiált mappába.

5. ábra



  Újabb mappák létrehozása:

Korábban már volt szó az alapmappákról és az alapvető levélkezelésről. Az előre definiált alapmappák a következőek:

„Beérkezett” = A bejövő levelek ide érkeznek.
„Drafts” = Piszkozatba menthetjük a félig megírt leveleket.
„Sent” = Elküldött leveleinket megőrző mappa.
„Spam” = A rendszer ill. általunk megjelölt kéretlen levelek gyűjtőhelye.
„Trash” = Törölt leveleink szemeteskosara.

Természetesen mi magunk is létrehozhatunk mappákat kívánság szerint. Ha nagy levelezést bonyolítunk, akkor célszerű létrehozni több mappát az alapmappákon kívül. Fontos időben elkezdeni a levelek szortírozását, mert akkor a későbbiekben sokkal könyebb dolgunk lesz a levélrengetegben való eligazodásban, mintha az összes levelünk típustól függetlenül egyetlen mappában állna halomban. Az általunk létrehozott mappaneveknél érdemes „beszédes neveket” használnunk, ami egyértelművé teszi számunkra a levelek mappákba való elosztását. Létrehozhatunk főmappákat is és almappákat is az ábrának megfelelően (6. ábra). Ábránkon az „olvasott leveleim” főmappaként helyezkedik el, míg a „felretett leveleim” a „Sent” almappájaként.

(6. ábra)



  Opciók – szükséges beállítások:

A levelezőrendszerbe való első belépéskor célszerű az alapbeállításokat elvégeznünk, hogy a későbbiekben zavartalanul levelezhessünk. Erre való a levelezőrendszer felső menüsorából kiválasztható „Opciók” menüpont. Ekkor megnyílik egy több részből álló opciócsoport. (7. ábra) Nekünk elég az ábrán megjelölt legfontosabb pontokkal foglalkozni.

(7. ábra)



  Személyes adatok beállítása:

A személyes adatok beállítása az elsődleges és a legfontosabb feladat. Ezek megadása nélkül képtelenek leszünk korrekten levelezni, hiszen a levelezőrendszer nem fogja tudni megadni a fogadó félnek azt az információt, hogy kitől és milyen e-mail címről kapta az általunk elküldött levelet. (8. ábra) A levelezőrendszerek (a MókusPosta is) többsége az ilyen címzés nélküli leveleket biztonsági okokból nem fogadja, így a levelek többsége a címzetthez el sem ér. Tehát nincs más dolgunk, mint kitölteni a szükséges adatokkal ezt a formot.

A „Válasz küldendő” résznél saját e-mail címünket célszerű megadni, így a levelezőtársunk egy gombnyomással visszaküldheti válaszát nekünk. Ellenkező esetben be kell gépelnie a címünket, ami egy bonyolultabb e-mail címnél elütéshez vezethet. A levelezőrendszerek automatizmusából fakadóan, egyetlen karakter elütése kézbesíthetetlenné teszi a levelet.

A „Névjegykártya” kitöltése nem kötelező, de sok gépeléstől kímélhet meg bennünket, ha szeretnénk célbajuttatni közérdekű információinkat vagy más elérhetőségeinket (titulusunk és/vagy munkahelyünk megnevezése, telefonszámunk, weblapcímünk stb.). Ha a névjegykártyát ügyesen definiáljuk, akkor a későbbiekben egy levél írásakor az mindig automatikusan betöltődik a levéltestbe, így nem kell ezeknek az információknak a begépelésével bajlódnunk. Ne felejtsük el beklikkelni az oldal alján az „Aláírás használata” jelzést.

Beállíthatjuk aktuális időzónánkat, így a levelek elküldési dátumai a valóságnak megfelelőek lesznek. Ez abban az esetben lehet fontos, ha a későbbiekben korrekten szertnénk visszakeresni egy elküldött levél pontos dátumát.

Amennyiben egy beérkezett levélre szeretnénk reagálni, a „Válaszkori idézés opció” beállításával definiálhatjuk annak megjelenését. A stílust érdemes dátum és küldő (On DATE, AUTHOR Wrote) szerint beállítani, így a válaszunk megérkezésekor az eredeti küldő tudni fogja, hogy pontosan melyik levelére is válaszoltunk. Definiálhatjuk az idézés kezdete és vége kinézetét is. Ekkor az eredeti levélből való idézés elején és végén az általunk beírt karaktersorozat jelenik meg. (Itt szeretnénk megjegyezni, hogy a netikett szerint illetlenség egy levélre való rövid reagáláskor az eredeti levél teljes tartalmát beidézni. Ezért a válaszadáskor partnerünket megkímélhetjük attól, hogy rövid válaszunk után a saját teljes levelét is visszaküldjük neki. Beidézni valóban csak azt a szükséges pár sort illik, amire reagálunk. Pl. egy „halmozottan válaszolgatós” levelezéskor a küldözgetett levélnek a mérete és letöltési ideje aránytalanul megnő a valódi tartalom értékéhez képest, és ez előbb vagy utóbb sok bosszúságot okozhat és indokolatlanul terhelheti levélboxunkat.)

(8. ábra)



  Általános beállítások:

Az általános beállításoknál lehet levelezőrendszerünk kinézetét, formáját beállítani, testre szabni. Sokféle beállítást végezhetünk, de jelen esetben csak pár hasznos beállításra térünk ki. Érdemes óvatosan bánni ezzel az opcióval, mert ha buzgón klikkelgetünk, akkor igencsak elállíthatjuk levelezőnk kinézetét, ami valószínűleg nem célunk. Egy rosszul definiált megjelenés hoszabb távon igen zavaró lehet és a nem megfelelő színválasztás szemünk terheléséhez/elfáradásához is vezethet. (9. ábra)

Levelezőrendszerünk színét (Téma) megválaszthatjuk. Jelen ábránk színeit a gyárilag definiált (Classic Blue 2) beállítás adja. A világos kék szín nyugtatja a szemet, amennyiben mégis más megjelenő színre vagyunk kiváncsiak, többféle beállításból is válogathatunk.

Mindenképpen érdemes a nyelvet is definiálnunk, hogy a karaktermegjelenítés korrekt legyen. Nyelvünk ékezetes betűi a régebbi levelezőrendszereknél sok bosszúságot okoztak. Manapság ez a helyes nyelv beállításával már kiküszöbölhető.

Érdemes beállítani a postaládánk oldalanként megjelenő üzenetszámát is. Alapesetben a rendszer az oldalankénti 15 levél beállítást használja. Ha sok a felgyülemlett levelünk, akkor célszerű ezt a számot nagyobbra állítani, különben nagyon sokszor kell lapoznunk a levelek között, ami időigényes és kényelmetlen.

(9. ábra)

Érdemes beállítanunk a „Prefix for Original Message when Replying” opciót is. (9. ábra) Az ábránk szerinti beállításnál egy levélre való válaszunknál az eredeti beidézett szöveg minden sora előtt az általunk definiált karaktert helyezi el a rendszer, megkönnyítve a majdani levél olvasójának dolgát abban, hogy azonosíthassa a választ a beidézett szöveg alapján. (Pl. egy összetett kérdés-felelet típusú levélváltás esetén célszerű a beidézést nem a levél alján elhelyezni, hanem az eredeti kérdéseket a konkrét válaszoknál egyenként beidézni.)

(10. ábra)

A „Töröl/Mozgat/Következő gombok”-nál mind a hat opciót érdemes bejelölni. (10. ábra) Ez esetben az ábrán látható módon (11. ábra) még egy navigáló menüsor jelenik meg, megkönnyítve a levelek közti munkavégzésünket. (Pl. alapesetben egy levél törlésekor mindig kilép a levelezőrendszer az adott mappa levelei közé, míg a fenti opció megjelölésekor a törlés után nem a mappába ugrunk vissza, hanem a következő levélre.)

(11. ábra)



  A mappák beállításai:

A mappák általános beállításai és azok kezelése konfigurálható ez alatt az opció alatt. (12. ábra) Bizonyos mappák tartalmát átdefiniálhatjuk (ezt csak rendkívüli esetben célszerű megtenni). Beállíthatjuk, hogy a mappák listája hol helyezkedjen el (alapbeállításban baloldalon van a helyük). A beérkező levélfigyelés/frissítés időpontját is itt adhatjuk meg. Minél kisebb időegységet adunk meg, annál gyorsabban értesülünk egy új levél megérkezéséről. Beállíthatjuk az időkijelzést is a mappalista paneljén.

(12. ábra)



  Címjegyzék létrehozása:

Minél régebb óta levelezünk, annál több e-mail címet kell megjegyeznünk. Egy bizonyos idő elmúltával ezt fejben tartani már képtelenség lenne. Mint minden „jóravaló” levelezőrendszer, a MókusPosta is lehetőséget biztosít arra, hogy egy jól kezelhető címjegyzéket hozzunk létre. Ügyeljünk az adatok pontos bevitelére! Jó esetben ezt minden újabb megjegyzendő cím esetén egyszer kell csak végrehajtani. Ha minden opciót jól érthetően kitöltünk, akkor a későbbiekben sok bosszúságtól kímélhetjük meg magunkat. (13. ábra)

(13. ábra)



  Keresés a leveleink között:

Ha már nagyon sok levél gyűlt össze postaládánkban, mindig akad egy, amit „éppen nem találunk meg, pedig nagy szükség lenne rá”. Ha a levél még létezik postaládánkban (és nem töröltük le már réges-rég), akkor megoldás lehet a „Keresés” funkció. Egy pontosan felépített kereséssel nagy valószínűséggel rábukkanhatunk „elbújt” levelünkre. Ábránk (14. ábra) esetében egy olyan levelet keresünk minden mappánkban, aminek feladója Gipsz Jakab. Ha csak egyetlen szóra emlékezünk a keresett levélből, már van esélyünk arra, hogy megtaláljuk a levelet. Ez esetben a „Feladó” helyett a „Törzs” opciót kell kiválasztanunk, hiszen a levéltestben -törzsben szeretnénk keresni.

(14. ábra)



  Levél küldése:

Ha már mindent beállítottunk levelezőnkben, akkor neki is állhatunk megírni leveleinket. Elsődleges az e-mail címek pontossága, mert anélkül nem fogunk tudni levelezni. Ha a címek nem jutnak eszünkbe, akkor nyugodtan hagyatkozzunk a jól felépített címjegyzékünkre. Amennyiben az adott személy(ek) címe(i) nem szerepelnek a címjegyzékünkben, akkor kénytelenek leszünk gépelni. Példaábránkon végighaladva (15. ábra) nézzük meg a lehetőségeket! A címzett mellett másoknak is küldhetünk a levélből másolatot. Lehetőségünk van „Titkos másolat” küldésére is. Ez esetben egy harmadik személy is megkapja levelünket az előző két személy tudtán kívül. Ha sok embernek szeretnénk elküldeni a levelet, akkor arra is lehetőség van. Az e-mail címeket ilyen esetben vesszővel és egy szóköz kihagyásával kell begépelnünk (elso@level.hu, masodik@level.hu, harmadik@level.hu stb.).

Fontos hogy a „Tárgy”-mező ki legyen töltve. Sok esetben a levelezőrendszerek a Tárgy nélküli leveleket nem kézbesítik, illetve kéretlen reklámlevélnek (Spam) minősítik, így bizonytalan a kézbesítés sikeressége. Ezenkívül a Tárgy-mező kitöltésével levelünk tartalmára utalva segíthetjük levelezőpertnerünk eligazodását a levelei között. Egy jól megírt Tárgy-mező elősegítheti, hogy pl. levelünket fontosnak ítélve a partner előbb elolvassa (és válaszoljon rá), mint az esetlegesen akár több száz beérkezett másik levelét.

Példaábránkon látható, hogy az előző beállításoknak köszönhetően a levéltestbe automatikusan bekerült a névjegykártyánk, így ezekkel az információkkal már nem kell bajlódnunk.

Melléklete(ke)t is csatolhatunk (maximum 10 Megabájt méretben cca. = 7 floppy méretével). A „Tallózás” nyomógombbal kereshetjük meg a csatolandó állományt a számítógépünk mappái közül, majd a „Hozzáadás” nyomógombbal véglegesíthetjük a csatolmányt. Ha rossz fájlt csatoltunk, vagy meggondoltuk magunkat, akkor a csatolt állomány előtti négyzetet kipipálhatjuk és a „Kijelölt mellékletek törlése” nyomógombbal törölhetjük a csatolási listából. Jelen esetben egy„kep1.jpg” nevű képfájlt csatoltunk, aminek a mérete is megjelenik az ábrán (1,2 Megabájt).

Ha végeztünk levelünk megírásával és meggyőződtünk az e-mail címek helyességéről, akkor már csak annyi a dolgunk, hogy eldöntsük, kérünk-e automata értesítést arról, hogy a levelünk megérkezett a célszemély postaládájába, vagy arról, hogy a levelezőpartner el is olvasta a levelünket.

Végül elküldhetjük levelünket az „Elküld” nyomógomb megnyomásával. (Ha mindent jól beállítottunk előzőleg, akkor elküldött levelünk másolata a „Send” mappánkba tárolódik.)

(15. ábra)




  Levél küldése címlistára:

Előfordulhat, hogy egy levelet szeretnénk egyszerre több embernek is elküldeni. Amennyiben olyanoknak küldenénk, akik már szerepelnek a címlistánkban, akkor könnyű dolgunk van, hiszen az e-mail címeiket nem kell begépelnünk, csak a címlistánkból kell kiválasztanunk a címzetteket. Kattintsunk a „Címek” nyomógombra. (16. ábra)

(16. ábra)

A következő ablakban már kereshetünk is a „címes füzetünkben”. Kereshetünk személyre is, de lehetőségünk van az össze ismerősünk címeinek kilistázására is. Címeinket előzőleg már külön címjegyzékekbe csoportosíthattuk (személyes, globális stb.), így a keresést célzottabban is elvégezhetjük. Válasszuk ki a megfelelő címlistát és nyomjuk meg a „Mindent listáz” nyomógombot. (17. ábra)

(17. ábra)

Ezután a kiválasztott címlistánkban tárolt összes személy címe kilistázódik a képernyőnkre. Ekkor már csak ki kell választanunk azokat a személyeket, akiknek szeretnénk elküldeni a levelünket. Lehetőségünk van a személyeket megjelölni (címzett, másolat, titkos másolat) aszerint, hogy milyen minőségben kapják meg levelünket. Egerünkkel klikkeljünk a megfelelő boxba, hogy a jelölőpipa bekerüljön. Amikor minden címzettet kiválasztottunk, nyomjuk meg a „Címek választása” nyomógombot. (18. ábra)

(18. ábra)

Ekkor visszatérünk a „levélírás” ablakához (15. ábra), és a címrésznél az előzőekben kiválasztott személyek levelezési címei az általunk választott címsávba kerülnek. Fejezzük be a levélírást, és küldjük el a levelet a fentiekben már tárgyalt módon.

Reméljük, hogy útmutatónk segítségével könnyebben és hatékonyabban tudják felhasználóink kezelni a levelezőrendszerünket, és a pontos beállítási útmutatóval minél kevesebb bosszúság éri önöket a rendszer használatakor. Köszönjük, hogy időt szántak útmutatónk elolvasására. További kiegészítéseket, kérdéseket örömmel veszünk!

A leírást készítette: Ambrus Attila József
Pécs, 2008. április 10.
vendégkönyv telefonkönyv levelezés